Admin & Accountant

• NGO বা উন্নয়ন সংস্থায় সংশ্লিষ্ট পদে কাজের অভিজ্ঞতা থাকলে প্রার্থীদের অগ্রাধিকার দেওয়া হবে।

Name of Project: SAJIDA Primary Healthcare Center

প্রধান দায়িত্ব

প্রকল্পের আর্থিক ব্যবস্থাপনা, প্রশাসন, ক্রয়, লজিস্টিকস ও কমপ্লায়েন্স কার্যক্রম সুষ্ঠু ও দক্ষতার সঙ্গে পরিচালনা করা। প্রতিষ্ঠানের নীতিমালা এবং ডোনারের নির্দেশনা অনুসরণ করে স্বচ্ছ, নির্ভুল ও সময়োপযোগী আর্থিক ও প্রশাসনিক সেবা নিশ্চিত করা এবং প্রয়োজন অনুযায়ী অফিস ব্যবস্থাপনায় সহযোগিতা করা।

দৈনিক দায়িত্ব — হিসাব সংক্রান্ত

1. কর্মসূচি ব্যবস্থাপকের সঙ্গে সমন্বয় করে সফটওয়্যারের মাধ্যমে প্রয়োজনীয় তহবিলের চাহিদা প্রদান করা।

2. সকল বিল, ভাউচার ও দৈনন্দিন ব্যবহৃত রেজিস্টার যাচাই করে সঠিকভাবে সংরক্ষণ করা।

3. পরিশোধিত সকল বিলের ওপর “Paid/Cancelled” সীল, স্বাক্ষর ও তারিখ প্রদান করে সংরক্ষণ নিশ্চিত করা।

4. দৈনিক লেনদেন শেষে অতিরিক্ত নগদ অর্থ শাখা ব্যবস্থাপকের সহযোগিতায় ব্যাংকে জমা দেওয়া এবং প্রয়োজন অনুযায়ী অর্থ উত্তোলন করা।

5. অনুমোদিত সকল ব্যয় যথাসময়ে পরিশোধ করা এবং বিল ও ভাউচার প্রস্তুত ও সুশৃঙ্খলভাবে সংরক্ষণ করা।

6. রাজস্ব স্ট্যাম্পের যথাযথ ব্যবহার নিশ্চিত করা এবং সরকারি বিধিমালা অনুযায়ী VAT ও Tax সঠিকভাবে কর্তন করা।

7. সফটওয়্যারে ডাটা এন্ট্রি সম্পন্ন করার পর Cash Book ও Transaction Voucher প্রিন্ট করে যাচাই এবং তারিখ অনুযায়ী ফাইল সংরক্ষণ করা।

8. প্রতিদিন Cash Book ক্লোজ করা এবং দৈনিক নগদ প্রত্যয়নপত্র প্রস্তুত করা। হাতে নগদ অর্থ থাকলে তার কারণ উল্লেখ করে নিরাপদ লকারে সংরক্ষণ করা।

9. প্রতিদিনের Cash ও Bank Balance ওয়েব পোর্টালে যথাযথভাবে আপডেট করা।

10. Cheque Book, নগদ অর্থ এবং প্রতিষ্ঠানের গুরুত্বপূর্ণ নথিপত্র নিরাপদ স্থানে সংরক্ষণ করা।

11. প্রতিদিন সন্ধ্যা ৭টার মধ্যে Day End সম্পন্ন করা এবং কোনো কারণে তা সম্ভব না হলে সংশ্লিষ্ট ঊর্ধ্বতন কর্মকর্তাকে অবহিত করা।

12. অফিসের নীতিমালা অনুযায়ী লকার ব্যবস্থাপনা ও নিরাপত্তা নিশ্চিত করা।

13. শাখায় অপ্রয়োজনীয় বা অলস তহবিল জমে না থাকে তা নিশ্চিত করা এবং প্রয়োজন অনুযায়ী অতিরিক্ত অর্থ প্রধান কার্যালয়ে পাঠানো বা তহবিলের চাহিদা প্রদান করা।

14. কর্তনকৃত VAT ও Tax সরকারি নিয়ম অনুযায়ী ট্রেজারি চালানের মাধ্যমে ব্যাংকে জমা দেওয়া।

প্রশাসনিক দায়িত্ব

1. প্রতিষ্ঠানের ক্রয় নীতিমালা অনুসরণ করে ক্রয় কমিটির সঙ্গে সমন্বয়ের মাধ্যমে প্রয়োজনীয় অফিস সামগ্রী ক্রয় এবং স্টক নিয়মিত আপডেট করা।

2. PRF নীতিমালা অনুযায়ী প্রয়োজনীয় কাগজপত্র প্রস্তুত করে সেই অনুযায়ী ক্রয় কার্যক্রম সম্পন্ন করা।

3. প্রকল্পের বিভিন্ন Intervention ও প্রশিক্ষণ কার্যক্রমের প্রয়োজনীয় কেনাকাটায় অংশগ্রহণ ও সহযোগিতা করা।

4. দৈনিক ব্যবহৃত বিভিন্ন রেজিস্টার যাচাই করে প্রয়োজনীয় স্বাক্ষর প্রদান করা।

5. Stock Register যথাযথভাবে সংরক্ষণ করা এবং নিয়মিত হালনাগাদ রাখা।

6. স্থায়ী সম্পদ ক্রয়ের ক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট তথ্য সফটওয়্যারে এন্ট্রি করা।

7. অফিসের পরিষ্কার-পরিচ্ছন্নতা ও সুষ্ঠু পরিবেশ বজায় রাখতে প্রয়োজনীয় সহযোগিতা করা।

8. নতুন কোনো সার্কুলার, নোটিশ বা নির্দেশনা জারি হলে তা সংশ্লিষ্ট সকল স্টাফকে অবহিত ও ব্যাখ্যা করা।

মাসিক দায়িত্ব

1. মাস শেষে সফটওয়্যারে Month Closing সম্পন্ন করার জন্য প্রয়োজনীয় কার্যক্রম পরিচালনা করা।

2. ব্যাংক স্টেটমেন্টের সঙ্গে Cash Book মিলিয়ে যাচাই করা এবং Bank Reconciliation Statement প্রস্তুত ও সংরক্ষণ করা।

3. মাসিক আর্থিক প্রতিবেদন প্রস্তুত করা এবং সংশ্লিষ্ট রেজিস্টারের সঙ্গে তথ্য Cross-check করা।

4. অনুমোদিত বাজেট ও Budget Line অনুযায়ী প্রকল্পের ব্যয় নিয়মিত পর্যবেক্ষণ ও নিয়ন্ত্রণ করা।

5. মাসিক MIS ও FIS Report-এর তথ্য সঠিকতা যাচাই করা।

6. প্রতি মাসের ২০ তারিখের মধ্যে Salary Software যাচাই করা এবং কোনো অসঙ্গতি থাকলে সংশোধনের জন্য HR বিভাগকে ই-মেইলের মাধ্যমে অবহিত করা।

7. কর্মীদের ছুটির আবেদন ও Leave Register নিয়মিত আপডেট এবং সংরক্ষণ করা।

8. Fixed Asset Register সংরক্ষণ, নিয়মিত হালনাগাদ এবং প্রতিটি সম্পদের ID Number নিশ্চিত করা।

9. কর্মীদের Joining, Transfer, Resignation ও Clearance সংক্রান্ত নথিপত্র যথাযথভাবে সংরক্ষণ করা।

10. Area Coordinator ও Area Accounts Manager-এর সঙ্গে সমন্বয় করে বাতিলকৃত চেকের রেজিস্টার এন্ট্রি সম্পন্ন করা।

11. কোনো Bank Signatory পদত্যাগ বা বদলি হলে নির্ধারিত ফরমের মাধ্যমে দ্রুত প্রধান কার্যালয়ে Signatory পরিবর্তনের আবেদন করা এবং অনুমোদন পাওয়ার পর ব্যাংকে প্রয়োজনীয় Signatory Update সম্পন্ন করা।

বার্ষিক দায়িত্ব

1. বার্ষিক বাজেট প্রস্তুতিতে সহযোগিতা করা এবং বাজেট বাস্তবায়ন ও নিয়ন্ত্রণে কার্যকর ভূমিকা রাখা।

2. বার্ষিক আর্থিক প্রতিবেদন প্রস্তুত করা।

3. সফটওয়্যারে Financial Year Closing-এর প্রয়োজনীয় কার্যক্রম সম্পন্ন করা।

4. প্রকল্পের প্রয়োজন অনুযায়ী অন্যান্য প্রশাসনিক ও আর্থিক কার্যক্রমে সহযোগিতা করা।

অতিরিক্ত দায়িত্ব

উল্লিখিত দায়িত্বের পাশাপাশি প্রতিষ্ঠানের হিসাবরক্ষণ, ক্রয়, প্রশাসন ও মানবসম্পদ নীতিমালা যথাযথভাবে অনুসরণ করে সকল হিসাব ও প্রয়োজনীয় নথি সংরক্ষণ করতে হবে। ঊর্ধ্বতন কর্তৃপক্ষের নির্দেশনা ও প্রয়োজন অনুযায়ী প্রতিষ্ঠানের স্বার্থ সংরক্ষণে অন্যান্য দায়িত্বও দক্ষতা, সততা ও দায়িত্বশীলতার সঙ্গে পালন করতে হবে।